Interpretacja indywidualna z dnia 28 marca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.44.2023.2.LK

W zakresie możliwości archiwizowania faktur i innych dokumentów, uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 stycznia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 stycznia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości archiwizowania faktur i innych dokumentów, uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Uzupełnili go Państwo pismem z 8 marca 2023 r. (wpływ 13 marca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem podatku VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT.

Otrzymujecie Państwo dużą liczbę faktur zakupu od dostawców, m.in. w wyniku tego, że Spółka zatrudnia bardzo dużą liczbę pracowników, z których część realizuje obowiązki pracownicze poza siedzibą Spółki (np. pracownicy uczestniczący w projektach na terenie kraju, pracownicy w podróży służbowej na terenie kraju, pracownicy dojeżdżający do klienta na terenie kraju niebędący w podróży służbowej). W toku swojej pracy, w związku z powierzonymi zadaniami służbowymi, pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów dla Spółki. Dodatkowo, pracownicy ponoszą wydatki związane ze swoimi podróżami służbowymi.

Zakupy dokonywane przez pracowników są dokumentowane fakturami „papierowymi” wystawionymi przez dostawcę na rzecz Spółki, czasami paragonami fiskalnymi (na drobne kwoty).

Zgodnie z obecnym procesem rozliczania kosztów, pracownik zobowiązany jest do przygotowania rozliczenia w systemie informatycznym stosowanym przez Spółkę w którym pracownik wpisuje wszystkie poniesione wydatki oraz podaje informacje konieczne do ich zatwierdzenia przez osoby uprawnione (najczęściej przełożonego). Dokumenty źródłowe (faktury i paragony) są następnie zbierane w formie papierowej i podpinane pod zestawienie wydatków służbowych z systemu informatycznego, po zaakceptowaniu rozliczenia. Tak przygotowany plik dokumentów jest przekazywany do działu finansowego Spółki i archiwizowany w formie papierowej, przez okres co najmniej 5 lat.

Obecnie proces zbierania dokumentów w formie papierowej i ich archiwizowania jest bardzo kosztowny, z uwagi na dużą liczbę pracowników oraz ogromną liczbę ponoszonych przez nich indywidualnych wydatków, często na relatywnie niewielkie kwoty.

Dlatego, celem uzyskania oszczędności rozważacie Państwo zmianę tego procesu w sposób następujący:

‒pracownik dokonujący zakupu, samodzielnie przetwarzałby uzyskany od sprzedawcy dokument papierowy (fakturę/paragon) na formę elektronicznego skanu/zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Przetworzenie na format elektroniczny nastąpi do formatu elektronicznego typu (...) czy inne podobne formaty plików zwyczajowo stosowanych w tym celu,

‒następnie, pracownik dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie dokumentów,

‒upoważnione osoby (zwykle przełożeni pracowników) będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej dokumentów załączonych przez pracownika,

‒będą istnieć w Spółce kontrole biznesowe zapewniające wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług,

‒dział księgowości, na podstawie elektronicznej wersji dokumentu, będzie dokonywał weryfikacji księgowej i podatkowej danego wydatku, oraz dokonywał księgowania w systemie finansowo-księgowym Spółki,

‒po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały dokumentów: należy podkreślić, że faktury otrzymane w formie papierowej będą mogły być niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu poprawności, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu,

‒system informatyczny Spółki będzie archiwizował wersje elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (generalnie łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną) przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Tym samym, dokumenty zakupowe (faktury/paragony) uzyskane od dostawców krajowych i zagranicznych przez pracowników będą przetwarzane i archiwizowane w formie elektronicznej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system papierowy. Istotne jest to, że dostawcy zagraniczny będą wystawiać Spółce dokumenty w formach innych niż KSeF (system ten będzie obejmował tylko dostawców polskich).

Dodatkowo, nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych będą służyły czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Intencją Spółki jest, aby wszystkie dokumenty opisane jako „inne” (niż zwykłe faktury VAT) były dokumentami zawierającymi wszystkie wymagane elementy niezbędne do uznania tych dokumentów za zrównane z fakturami. Jest to związane z faktem, że Spółka ujmuje w rejestrze VAT jedynie dokumenty będące fakturami lub zrównane - w myśl przepisów - z fakturami. Inne dokumenty nie są ujmowane w rozliczeniach VAT.

Państwa system będzie umożliwiał szybki dostęp do przechowywanych faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami) oraz będzie można dokonać poboru tych faktur i dokumentów z nimi zrównanych oraz analizy danych w nich zawartych.

W ocenie Spółki, z uwagi na ogromną liczbę dokumentów, których dotyczy wniosek (szacujecie Państwo, że obecnie jest ich ok 12-15.000 każdego roku, natomiast w przyszłości ta liczba może ulec zwiększeniu), wykorzystanie elektronicznego systemu, o którym mowa we wniosku zapewni znacznie szybsze (praktycznie natychmiastowe) odszukanie żądanych dokumentów i ich przekazanie do analizy organom podatkowym oraz innym uprawnionym organom, w porównaniu do obecnego systemu tradycyjnego, gdzie dokumenty są przechowywane i przetwarzane przez Spółkę w postaci papierowej.

Obecnie Spółka przewiduje przechowywanie faktur w formie elektronicznej na terytorium kraju. Niemniej, w przyszłości, w związku z rozwojem/zmianami w systemach elektronicznych Spółka może rozważyć ich przechowywanie poza terytorium kraju.

Jeśli w przyszłości faktury będą przechowywane poza terytorium kraju, Spółka zapewni natychmiastowy dostęp elektroniczny do tych faktur, w tym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej oraz innym organom podatkowym.

Pytanie

Czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych przez pracownika fakturami/paragonami/innymi dokumentami uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takowej formie przechowywane przez Spółkę (tj. gdy Spółka po prawidłowym przetworzeniu dokumentu papierowego na formę elektroniczną, nie będzie już przechowywać wersji papierowej)?

Państwa stanowisko w sprawie

Stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Art. 20 ust. 2 cyt. ustawy o rachunkowości, stwierdza, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

‒zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

‒zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

‒wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art 73. ust. 2 ustawy o rachunkowości treść dowodów księgowych, z pewnymi wyjątkami, może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów. Wyjątki opisane w tym przepisie nie wystąpią w sytuacji opisanej w niniejszym wniosku (dotyczą bowiem kwestii znacznych, w tym przeniesienia praw do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów).

Warunki, w jakich należy przechowywać dowody księgowe zostały określone w art. 71-73 ustawy o rachunkowości. Aby jednostka mogła przechowywać dokumenty w formie elektronicznej konieczne są:

‒przechowywanie dokumentów w należyty sposób (m.in. chronologia, właściwy opis, łatwość odszukania);

‒ochrona dokumentów przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem oraz zniszczeniem;

‒stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych;

‒dobór stosownych środków ochrony zewnętrznej;

‒systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania dokumentów księgowych;

‒zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Dodatkowo jednostka musi posiadać urządzenie pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

W nowym systemie rozważanym przez Spółkę, przyjęte rozwiązania informatyczne oraz procedury kontroli finansowej i informatycznej zapewnia, że wszystkie wyliczone powyżej warunki z ustawy o rachunkowości będą spełnione.

Z kolei według art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych itd. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Brak papierowego dokumentu źródłowego nie oznacza zatem automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem za „nieudokumentowany”.

Innymi słowy, w świetle przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

Państwa zdaniem, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, rozważany elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Tym samym, dla potrzeb dokumentowania wydatków, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwia Państwu wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu jest identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanej od kontrahenta.

Państwa stanowisko znajduje potwierdzenie w indywidualnych interpretacjach władz skarbowych. Przykładowo, w interpretacji z 19 stycznia 2016 r. (IBPB-1-3/4510-541/15/SK) -Izba Skarbowa w Katowicach uznała, że: „dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu”.

Również w interpretacji z 12 marca 2015 r. (IBPBI/2/423-1433/14/KP) - Izba Skarbowa w Katowicach przytacza art. 180 ordynacji podatkowej i informuje, że katalog dowodów księgowych jest otwarty, co oznacza, że podatnik powinien być w posiadaniu wszelkich dowodów przechowywanych w dowolnej formie, które będą mogły potwierdzić zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Wynika z tego, że do dokumentacji wydatku może posłużyć np. skan faktury otrzymanej w wersji papierowej.

Ponadto, od 1 stycznia 2014 r. do ustawy o VAT został wprowadzony art. 112a precyzujący wymogi w kwestii przechowywania dokumentów. Zgodnie z nim zarówno faktury wystawione przez podatnika, jak i otrzymane przez niego powinny być przechowywane:

‒w podziale na okresy rozliczeniowe,

‒w sposób zapewniający: łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, przez którą rozumie się pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usług albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT), integralność treści, przez którą rozumie się. że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT), czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W przypadku rozważanym przez Spółkę, taka kontrola biznesowa będzie prowadzona w momencie akceptacji rozliczenia wydatków danego pracownika przez osoby upoważnione w Spółce.

Co istotne, z treści ustawy o VAT wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT wynika zatem wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.

Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne, system KSeF itp.), elektroniczny system archiwizacji faktur pozwoli potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych w Spółce.

Dodatkowo wskazujecie Państwo, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej jako: „Dyrektywa VAT”). W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217-240). Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT). Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową, a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Zgodnie z wypracowaną dotychczas wykładnią przepisów podatnikom przysługuje prawo do pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego udokumentowanego fakturami przechowywanymi zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Stanowisko to potwierdza interpretacja z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD) wydana przez Izbę Skarbową w Warszawie, według której organy nie uzależniają prawa do odliczenia VAT naliczonego od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej jest przechowywana, pod warunkiem że spełnione są wymogi art. 112a ustawy o VAT przedstawione powyżej.

Ponadto, zarówno w przytoczonej już interpretacji z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD), a także w innych, w tym z 26 stycznia 2016 r. (IPPP2/4512-1101/15-2/MAO) wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie, organy podatkowe dopuszczają możliwość niszczenia oryginałów faktur otrzymanych w formie papierowej, które zostały zarchiwizowane w wersji elektronicznej, bez pozbawiania podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach.

Również, w piśmie z 7 lutego 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ, organ podatkowy stwierdza, że „Wnioskodawca zachowa (wykorzystując nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami, których dotyczy wniosek, oraz gdy nie zaistnieją przesłanki negatywne, wymienione w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na prawo do odliczenia pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę opisanych we wniosku faktur otrzymanych w oryginalnej wersji papierowej.

Mając na uwadze powyższe stwierdzacie Państwo, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej - otrzymanych w formie papierowej - w ramach przedstawionej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji zachowacie Państwo, na ogólnych zasadach, wykorzystując nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, także po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur.”

Zdaniem Spółki jest zatem możliwe korzystnie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”,

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy,

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy,

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy,

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Spółkę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy,

Stosownie do art. 106m ust. 1-4 ustawy,

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy,

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy,

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy,

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy,

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy,

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy,

Stosownie do art. 112aa. ust. 1 i 2 ustawy,

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Otrzymujecie Państwo dużą liczbę faktur zakupu od dostawców, m.in. w wyniku tego, że Spółka zatrudnia bardzo dużą liczbę pracowników, z których część realizuje obowiązki pracownicze poza siedzibą Spółki (np. pracownicy uczestniczący w projektach na terenie kraju, pracownicy w podróży służbowej na terenie kraju, pracownicy dojeżdżający do klienta na terenie kraju niebędący w podróży służbowej). W toku swojej pracy, w związku z powierzonymi zadaniami służbowymi, pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów dla Spółki. Dodatkowo, pracownicy ponoszą wydatki związane ze swoimi podróżami służbowymi. Zakupy dokonywane przez pracowników są dokumentowane fakturami „papierowymi” wystawionymi przez dostawcę na rzecz Spółki, czasami paragonami fiskalnymi (na drobne kwoty).

Celem uzyskania oszczędności rozważacie Państwo zmianę procesu rozliczania kosztów w sposób następujący:

‒pracownik dokonujący zakupu, samodzielnie przetwarzałby uzyskany od sprzedawcy dokument papierowy (fakturę/paragon) na formę elektronicznego skanu/zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Przetworzenie na format elektroniczny nastąpi do formatu elektronicznego typu (...) czy inne podobne formaty plików zwyczajowo stosowanych w tym celu,

‒następnie, pracownik dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie dokumentów,

‒upoważnione osoby (zwykle przełożeni pracowników) będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej dokumentów załączonych przez pracownika.

‒będą istnieć w Spółce kontrole biznesowe zapewniające wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług,

‒dział księgowości, na podstawie elektronicznej wersji dokumentu, będzie dokonywał weryfikacji księgowej i podatkowej danego wydatku, oraz dokonywał księgowania w systemie finansowo-księgowym Spółki,

‒po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały dokumentów: należy podkreślić, że faktury otrzymane w formie papierowej będą mogły być niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu poprawności, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu,

‒system informatyczny Spółki będzie archiwizował wersje elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (generalnie łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną) przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Dodatkowo, nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych będą służyły czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług.

Intencją Spółki jest, aby wszystkie dokumenty opisane jako „inne” (niż zwykłe faktury VAT) były dokumentami zawierającymi wszystkie wymagane elementy niezbędne do uznania tych dokumentów za zrównane z fakturami. Jest to związane z faktem, że Spółka ujmuje w rejestrze VAT jedynie dokumenty będące fakturami lub zrównane - w myśl przepisów - z fakturami. Inne dokumenty nie są ujmowane w rozliczeniach VAT. Państwa system będzie umożliwiał szybki dostęp do przechowywanych faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami) oraz będzie można dokonać poboru tych faktur i dokumentów z nimi zrównanych oraz analizy danych w nich zawartych. Obecnie Spółka przewiduje przechowywanie faktur w formie elektronicznej na terytorium kraju. Niemniej, w przyszłości, w związku z rozwojem/zmianami w systemach elektronicznych Spółka może rozważyć ich przechowywanie poza terytorium kraju. Jeśli w przyszłości faktury będą przechowywane poza terytorium kraju, Spółka zapewni natychmiastowy dostęp elektroniczny do tych faktur, w tym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej oraz innym organom podatkowym.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych przez pracownika fakturami/paragonami/ innymi dokumentami uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takowej formie przechowywane przez Spółkę.

Wskazaliście Państwo w treści wniosku, że poza fakturami pracownicy Spółki dokumentują również ponoszone wydatki innymi dokumentami księgowymi – odnosząc się do tej kwestii wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w ww. art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Treść § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określa przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wobec tego dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Spółkę, za pośrednictwem Jego pracowników, dokument, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro opisana elektroniczna forma przechowywania faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi dostęp do tych faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku VAT art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Państwo, czynny podatnik podatku od towarów i usług będziecie wykorzystywać nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Podsumowując, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów. Tym samym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami (zrównanych z fakturami) dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwo w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).