Interpretacja indywidualna z dnia 28 kwietnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.140.2023.4.MSO

Interpretacja indywidualna w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z tych faktur.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 lutego 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 lutego 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z tych faktur. Uzupełnili go Państwo pismem 21 kwietnia 2023 r. (data wpływu 21 kwietnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzą Państwo działalność produkcyjną w zakresie rozwiązań z dziedziny opakowań. Są Państwo polskim rezydentem podatkowym, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Otrzymują Państwo faktury zakupowe od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF, przesyłanego na Państwa skrzynkę e-mail), jak i w formie papierowej. Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Państwa. Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każda faktura oraz inny dokument księgowy trafiający do Państwa jest weryfikowany, ewidencjonowany (księgowany), a następnie archiwizowany. Wskazują Państwo, że otrzymują Państwo faktury zakupowe zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

Dotychczas faktury wpływające do Państwa w formie papierowej były archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Faktury otrzymywane w formie elektronicznej są drukowane i dodatkowo archiwizowane również w formie papierowej. Z uwagi na skalę działalności, ilość faktur zakupowych otrzymywanych przez Państwa, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i kosztami.

Planują Państwo wprowadzić pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także faktur otrzymywanych w formie papierowej. Zatem faktury te, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu faktury zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, będą skanowane – następnie zaś przenoszone do systemu finansowo-księgowego, i z wykorzystaniem tego systemu archiwizowane (w formie elektronicznej).

Po przeprowadzeniu przez Państwa całego procesu faktura w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowana – zapisana jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze). Natomiast jej papierowa (oryginalna) wersja będzie trwale niszczona (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy).

Faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każda zeskanowana i zarchiwizowana faktura zakupowa będzie miała przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania faktury, a więc także kolejnych etapów jej obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jej ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych.

Posiadana przez Państwa infrastruktura informatyczna umożliwi przeglądanie zarchiwizowanych faktur w formacie do jakiego zostały zeskanowane, w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie upoważnione do tego osoby. Ze względu na proces weryfikacji merytorycznej faktur zakupowych wpływających do Państwa, w tym obejmujący kontrolę pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz skanowanie oryginalnych (zweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalnym) dokumentów do nieedytowalnych formatów, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej faktur. W szczególności, jak już wskazano, wersja elektroniczna faktury zawiera dokładnie taką samą treść co jej wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość modyfikowania treści faktury po jej wprowadzeniu (i zeskanowaniu) do systemu.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, zapewnią Państwo dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwią ich pobór. Faktury zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Końcowo wyjaśniają Państwo, iż nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć Państwa czynnościom opodatkowanym. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, nie dokonają Państwo obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek.

Ponadto wydatki dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będę przez Państwa w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W sytuacji, gdy poniesiony wydatek, wynikający z tych faktur, dotyczyć będzie wydatków (kosztów) mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, nie zaliczą Państwo wydatku wynikającego z faktury do kosztów uzyskania przychodów.

Pismem z 21 kwietnia 2023 r. uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego o następujące informacje:

1. Zadbają Państwo o zabezpieczenie dokumentów w formie elektronicznej przed zniszczeniem lub utratą danych z nich wynikających.

2. Faktury zakupowe przedstawione we wniosku będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług (oznaczenie pytań jak we wniosku)

1. Czy będzie dopuszczalne przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów?

2. Czy zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym przez Państwa sposobem postępowania?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

W zakresie pytania nr 1:

Państwa zdaniem, dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

W Państwa ocenie, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych). W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej. Na poparcie powyższej tezy, pragną Państwo przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych). Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Państwa w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.

Dodatkowo pragną Państwo wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej jako: „Dyrektywa VAT”). W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217-240). Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT). Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność – podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Wskazują Państwo przy tym, iż słuszność prezentowanego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), w szczególności: z dnia 23 maja 2017 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa; z dnia 24 stycznia 2019 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK; z dnia 12 maja 2020 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

W zakresie pytania oznaczonego nr 2:

Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treści art. 86 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z faktury bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę bądź dokument celny. W świetle ww. przepisów, jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego stanowi posiadanie przez niego faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie danego wydatku.

Z przywołanych wyżej przepisów nie wynika jednak, aby ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania tych faktur. W związku z powyższym, Państwa zdaniem, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT, będą Państwo uprawnieni do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określoną na fakturze przechowywanej w formie elektronicznej, w sposób opisany szczegółowo w stanie faktycznym – bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu.

Państwa zdaniem, zaprezentowane przez Państwa stanowisko zbieżne jest z aktualnie dominującą linią interpretacyjną organów podatkowych w sprawach dotyczących podobnych stanów faktycznych. Dla przykładu, w indywidualnej interpretacji z dnia 27 lutego 2020 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że: „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym nie ma przeszkód, aby Wnioskodawca przechowywał i archiwizował faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami, wyłącznie w formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji”.

Podobny pogląd Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził również m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych: z dnia 3 lutego 2020 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN; z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012. 31.2019.2.AW; z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.22.2019.2.EW; z dnia 17 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.20.2019.2.WB; z dnia 16 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2.AG; z dnia 10 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.474. 2019.1.MAZ; z dnia 9 stycznia 2020 r. nr 0112-KDIL2-3.4012.589.2019.2.WN.

Państwa zdaniem, z uwagi na powyższe, zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które zostały (będą) wystawione w formie papierowej, a które są (będą) przechowywane przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawionym w niniejszym wniosku opisem (i przy założeniu, że spełnione będą również inne wymogi wymienione w art. 86 ustawy o VAT oraz nie zajdą okoliczności wyłączające prawo do odliczenia podatku VAT, które zostały wskazane w art. 88 ustawy o VAT).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług (pytania oznaczone nr 1 i nr 2) jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi że, ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, fakturą elektroniczną – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ustawy,

1. stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury,

2. w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy,

podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Odnosząc się do podniesionych we wniosku kwestii innych dokumentów, wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawionej przez podatnika.

W myśl art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy, faktura powinna zawierać:

 1. datę wystawienia;

 2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

 3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

 4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

 5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

 6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

 7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

 8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

 9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15. kwotę należności ogółem (...).

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy, Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem, otrzymywane przez Państwa dokumenty zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

 1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

 2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

 3. Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą prawa do przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych w formie elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

Przechowywanie faktur i innych dokumentów mogących mieć potencjalnie znaczenie dla rozliczeń z tytułu podatku VAT w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych dokumentów – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Planują Państwo wprowadzić pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. W tym celu faktury zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, będą skanowane – następnie zaś przenoszone do systemu finansowo-księgowego, i z wykorzystaniem tego systemu archiwizowane w formie elektronicznej. Następnie faktura będzie zarchiwizowana – zapisana jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych. Natomiast jej papierowa (oryginalna) wersja będzie trwale niszczona. Faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zakończeniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każda zeskanowana i zarchiwizowana faktura zakupowa będzie miała przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Wskazali Państwo, że na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania faktury, a także kolejnych etapów jej obiegu oraz sposobu jej ujęcia w ewidencji prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych. Wskazali Państwo, że posiadana przez Państwa infrastruktura informatyczna umożliwi Państwu przeglądanie zarchiwizowanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe. Faktury będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie upoważnione do tego osoby. Jak wskazali Państwo w opisie sprawy, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej faktur. Nie ma możliwości modyfikowania treści faktury po jej wprowadzeniu (zeskanowaniu) do systemu.

Ponadto, na żądanie uprawnionego organu zapewnią Państwo dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwią ich pobór, a ponadto zadbają Państwo o zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem lub utratą danych z nich wynikających.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Państwa faktur zakupowych, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Wypełnią Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

W świetle powyższego dopuszczalne jest przechowywanie faktur wyłącznie w postaci elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy, który stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a. nabycia towarów i usług,

b. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, który będzie wykorzystywał nabyte towary i usługi wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

W konsekwencji powyższego zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dających prawo do odliczenia, jeżeli będą one archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (tj. po zniszczeniu papierowych oryginałów).

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 259 ); dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.