Interpretacja indywidualna z dnia 16 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.189.2023.4.RK

Wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zakup posiłków dla pracowników należy uznać za koszty uzyskania przychodów w podatku CIT.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup posiłków dla pracowników Spółki, w tym dla więźniów i pracowników agencji tymczasowych.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 14 czerwca 2023 r. (wpływ 14 czerwca 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzącą działalność na terytorium Polski, podlegającą nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w kraju oraz jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej jako: Wnioskodawca, A., Spółka, Podatnik).

Wnioskodawca działa w branży zarządzania, zbierania i przetwarzania odpadów. A. jest jednym z czołowych zakładów przetwarzania elektroodpadów. Spółka działa w wielu dziedzinach gospodarowania elektroodpadami: od doradztwa, kompleksowego odbioru odpadów, poprzez przetwarzanie sprzętu elektrycznego i elektronicznego, aż po sprzedaż metali i odpadów.

Wnioskodawca zatrudnia pracowników administracyjnych (w tym m.in. pracowników działów takich jak: księgowość, kierownictwo, logistyka, dział handlowy, inne działy) oraz pracowników fizycznych, którzy zajmują się różnego rodzaju procesami przetwarzania odpadów. Dodatkowo Spółka współpracuje również z więzieniem i w związku z tą współpracą Spółka korzysta z możliwości "zatrudnienia" więźniów do prac fizycznych w Spółce. Ponadto Spółka korzysta z pracowników tymczasowych z agencji pracy.

Spółka zamierza wydawać swoim pracownikom (w tym więźniom pracującym dla Spółki oraz pracownikom tymczasowym) posiłki w formie nieodpłatnej. Wnioskodawca zamierza podjąć współpracę firmą lub firmami, które będą dostarczały pracownikom gotowe posiłki w opakowaniach dostosowanych do tych celów. Posiłki będą dostępne w tzw. stołówce pracowniczej, w formie dostępnej dla każdego zainteresowanego pracownika. Posiłki będą składowane w miejscu dostępnym dla każdego pracownika (w tym dla więźniów i pracowników tymczasowych) i z posiłku będzie mógł skorzystać każda z zainteresowanych pracujących dla Spółki osób - nie będzie jednak obowiązku konsumpcji posiłku.

W żadnym z ww. przypadku pracownicy nie będą bezpośrednio decydowali o menu. Organizacja posiłków dla pracowników nie przewiduje wyboru konkretnych dań na etapie zamawiania posiłków przez dział administracji.

Posiłki będą zamawiane zgodnie z podaną przez dział administracji liczbą osób mogących w danym dniu spożyć posiłki. Jak już wskazano pracownicy nie będą mieli wyboru menu i ilości posiłków i to dostawcy będą dostarczali odpowiednią liczbę zestawów obiadowych.

Posiłki będą finansowane ze środków obrotowych Wnioskodawcy. Pracownicy będą korzystali z możliwości spożywania posiłków na zasadzie dobrowolności. Pracownicy, którzy nie będą korzystali z konsumpcji posiłków, nie będą otrzymywali z tego tytułu żadnego ekwiwalentu pieniężnego. Ponadto posiłki nie są wydawane pracownikom nieobecnym oraz nie są wynoszone poza siedzibę firmy.

Spółka m.in. z uwagi na znaczne koszty administracyjne (oraz m.in. z uwagi na chęć utrzymania dobrego imienia firmy wśród załogi) nie będzie prowadziła ewidencji dotyczącej osób spożywających posiłki oraz ilości, sztuk oraz rodzaju posiłków, które poszczególne osoby w danym dniu spożyły. W ocenie Wnioskodawcy prowadzenie takiej ewidencji jest wręcz niemożliwe od strony praktycznej. Dodatkowo w ocenie Wnioskodawcy ewidencjonowanie posiłków skonsumowanych przez poszczególne osoby nie byłoby w dobrym tonie, mogłoby naruszać swobody pracownicze i byłoby niezgodne z celem Spółki w związku z udostępnianiem posiłków.

Zapewnienie posiłków przez Wnioskodawcę ma na celu przede wszystkim:

‒pogłębienie więzi pomiędzy pracodawcą (Spółką), a pracownikiem, co przełożyć się może na zmniejszoną rotację personelu,

‒dochowanie standardów panujących w branży oraz wśród konkurencji, dzięki czemu Spółka będzie postrzegana jako atrakcyjny pracodawca na rynku pracy, " zwiększenie bieżącej wydajności pracowników,

‒zapewnienie posiłku dla pracowników wykonujących ciężkie prace fizyczne,

‒zwiększenie zadowolenia z pracy pracowników - co bezpośrednio przekłada się na zaangażowanie załogi i wykonywanie przez nich obowiązków w sposób bardziej optymalny,

‒wpływ na zdrowie kadr Spółki poprzez zapewnienie posiłków, które umożliwią pracownikom prawidłowe odżywianie, a tym samym ograniczenie, absencji w pracy poprzez zwolnienia lekarskie itp.,

‒zapewnienie odpowiedniej atmosfery w firmie.

Wnioskodawca zamierza zapewnić pracownikom posiłki biorąc pod uwagę aktualnie panujące standardy na rynku oraz mając na względzie panujący aktualnie tzw. rynek pracownika. Istotna część personelu wykonuje ciężkie prace fizyczne. Z drugiej strony zapewnienie posiłków wyłącznie pracownikom wykonującym prace fizyczne byłoby niezgodne z zasadami równego traktowania oraz mogłoby wywołać niezadowolenie pozostałych pracowników i zwolnienia, co przysporzyłoby Spółce znacznie wyższych kosztów niż samo zapewnienie posiłków wszystkim pracownikom.

Wnioskodawca obserwując rynek pracowniczy stwierdza, że znacznie tańszym rozwiązaniem jest zapewnienie pracownikom posiłków i utrzymywanie możliwie stałej kadry, niż odwrotna sytuacja i zwiększenie rotacji kadrowej.

Spółka nie wyobraża sobie również sytuacji, w której posiłki byłby zapewnione wyłącznie dla osób pracujących w Spółce na umowę o pracę. Posiłki mają być również zapewnione więźniom i pracownikom tymczasowym, którzy są traktowani przez Spółkę przy wykonywaniu ich obowiązków w tożsamy sposób z pracownikami. Inaczej prowadziłoby to do wielu negatywnych skutków, w tym konfliktów wewnętrznych w Spółce.

Co istotne posiłki wydawane więźniom w sposób znaczący wpływają na poprawę ich wydajności. Jak powszechnie wiadomo dieta więzienna bardzo często jest niewystarczająca, tym bardziej dla osób, które wykonują ciężkie prace fizyczne. Brak zapewnienia takich posiłków wpłynie bezpośrednio na obniżenie jakości i wydajności wykonywanej przez nich pracy.

Ponadto aktualnie koszty pozyskania pracownika, koszty agencji rekrutacyjnych oraz koszty wdrożenie pracownika są znaczne - a dodatkowo należy wziąć również pod uwagę, że nowy pracownik potrzebuje odpowiedniej ilości czasu, aby osiągnąć wydajność pracownika, który pracuje w Spółce np. kilkanaście miesięcy.

Biorąc powyższe pod uwagę Wnioskodawca zamierza podjąć działania mające zmierzać do racjonalnego ograniczania kosztów poprzez działania propracownicze, które mają również w zamyśle, ograniczyć koszty rotacji pracowników oraz koszty pozyskiwania nowego personelu.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Spółka posiada podpisaną umowę z Dyrektorem Zakładu Karnego, zatem praca więźniów odbywa się w związku z umową o zatrudnienie osadzonych.

Według najlepszej wiedzy Spółki nie istnieje akt prawny jak Kodeks karny wychowawczy. Odpowiedź zatem na pytanie oprze się na zasadzie domniemania, że Organowi chodziło o ustawę z 19 kwietnia 1969 r Kodeks karny wykonawczy.

Zgodnie z art. 121 § 2 Kodeksu karno wykonawczego, skazanego zatrudnia się na podstawie skierowania do pracy albo umożliwia się skazanemu wykonywanie pracy zarobkowej w ramach umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o pracę nakładczą lub na innej podstawie prawnej.

Skoro niniejszy przepis stanowi, że skazanego zatrudnia się na podstawie skierowania do pracy, a Spółka posiada z zakładem Karnym umowę o zatrudnienie więźniów to należy stwierdzić, że więźniowie wykonują pracę na podstawie 121 § 2 Kodeksu karno wykonawczego.

Jak jednak wspomniano wyżej Spółka nie ma wiedzy, żeby w systemie prawnym funkcjonował taki akt prawny jak: Kodeks karno wychowawczy. Zatem odpowiedź na zadane pytanie jest oparta wyłącznie na domniemaniu Spółki, że Organowi chodziło o akt prawny jakim jest Kodeks karno wykonawczy.

Więźniowie nie zawierają bezpośrednich umów ze Spółką, co jest zgodne z powyższą odpowiedzią na pytania.

Osoby wykonujące prace tymczasowe są zatrudniane przez agencje pracy a nie Spółkę. Spółka nawiązuje współpracę z agencją lub agencjami pracy tymczasowej i dokonuje zapłaty za fakturę agencji. Zatem to agencja skierowuje pracownika do pracy tymczasowej w Spółce.

Posiłki zapewnianie są osobom mającym miejsce zamieszkania na terytorium Polski. W Spółce pracują osoby mające obywatelstwo w różnych krajach, jednak z uwagi na położenie siedziby Spółki, wszystkie osoby pracujące dla Spółki mają w okresie wykonywania pracy miejsce zamieszkania w Polsce.

Spółka zapewnia posiłki pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, umowę zlecenie, pracującym dla Spółki więźniom oraz dla pracowników tymczasowym. Spółka nie zapewnia posiłków kontrahentom, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Być może niektóre osoby pracujące w Spółce prowadzą dodatkowo (poza pracą w Spółce) działalność gospodarczą, jednak Spółka nie współpracuje z pracownikami w formie B2B.

Spółka w przypadku części pracowników (w zależności od stanowiska) jest zobowiązana:

a)zapewnić posiłki przez cały rok w zależności od płci pracownika;

b)zapewnić posiłki w okresie zimowym (tj. od 1 listopada do 31 marca) dla części pracowników w zależności od płci.

Spółka po złożeniu wniosku o wydanie niniejszej interpretacji otrzymała raport z badania wydatku energetycznego na poszczególnych stanowiskach. Jak wskazano powyżej w przypadku części stanowisk jest zobowiązania do zapewnienia posiłków, w przypadku części wyłącznie w okresie od 1 listopada do 31 marca. Zależy to też od płci, ponieważ tak wskazano w przepisach wykonawczych do Kodeksu pracy.

Spółka nie jest zatem zobowiązana zgodnie z odrębnymi przepisami do zapewnienia wszystkim pracownikom Spółki posiłków profilaktycznych.

Podstawa prawna, art. 232 ustawy z 24 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm):

„Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania”.

Dodatkowo na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i w ramach prowadzonej działalności wykonuje wyłącznie czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Spółka w ramach opisywanej we wniosku sytuacji nabywać będzie usługi cateringowe.

Zgodnie z PKWiU z 2015 r. w dziale 56 klasyfikacji mieszczą się "usługi związane z wyżywieniem", w tym pod symbolem PKWiU 56.2 "Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych i pozostałe usługi gastronomiczne".

Natomiast pod symbolem PKWiU 56.21 zostały sklasyfikowane "Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych", w tym pod symbolem 56.21.11 wskazane zostały "Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla gospodarstw domowych", a pod symbolem 56.21.19 sklasyfikowano "Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla pozostałych odbiorców zewnętrznych. Z kolei pod symbolem PKWiU 56.29 mieszczą się "Pozostałe usługi gastronomiczne".

Jak wynika z powyższych klasyfikacji, usługa cateringowa nie jest sklasyfikowana jako usługa gastronomiczna, co oznacza, że nie są one tożsame.

Pytania

1.Czy właściwa jest interpretacja art. 12 w zw. z art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2647, ze zm.; dalej ustawa o PIT), według której w opisanym stanie faktycznym spółka nie ma obowiązku potrącania pracownikom korzystającym z posiłków zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w związku z uzyskaniem tzw. nieodpłatnego świadczenia?

2.Czy Spółka wydatki na zakup posiłków dla pracowników (w tym więźniów i pracowników agencji tymczasowych) może zaliczyć do kosztów podatkowych w podatku dochodowym od osób prawnych?

3.Czy Spółka będzie miała prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług wynikającego z faktur dokumentujących nabycie posiłków dla pracowników?

4.Czy prawidłowe jest stanowisko, że w sytuacji nabycia przez Wnioskodawcę posiłków i wydania ich pracownikom (zgodnie z ww. opisem), Spółka nie ma obowiązku naliczania podatku od towarów i usług należnego , przy jednoczesnym zachowaniu prawa do pełnego odliczenia podatku od towarów i usług naliczonej w związku z zakupem posiłków?

Przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest odpowiedz na pytanie Nr 2 dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania Nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz pytania Nr 3 i 4 dotyczącego podatku od towarów i usług zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 2

Wnioskodawca twierdzi, że będzie posiadał możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, całość wydatków w kwocie netto, które będzie ponosił na zakup posiłków dla pracowników (w tym więźniów i osób zatrudnianych poprzez agencje pracy).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki związane z zapewnieniem posiłków pracownikom (oraz zatrudnionym więźniom i pracownikom z agencji pracy) będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów spółki w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2587 ze zm.; dalej ustawa o CIT).

Zgodnie z art. 15 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z ugruntowaną praktyką organów podatkowych wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w przepisach, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (lub z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów).

W związku z powyższym, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

‒został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

‒jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

‒pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

‒poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

‒został właściwie udokumentowany,

‒nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatników należy ocenić również pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie lub utrzymanie tego przychodu. Kosztami będą koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Wydatki ponoszone na zakup posiłków dla pracowników (jak i również pracujących więźniów i pracowników zapewnianych przez agencje pracy tymczasowej), w ocenie Wnioskodawcy należy uznać za koszty pracownicze. Wydatki w tym zakresie są pokrywane przez Spółkę i nie są jej jakkolwiek zwracane, są udokumentowane fakturami VAT, są związane z działalnością prowadzoną przez Spółkę oraz przyczyniają się do powstania w Spółce przychodów oraz do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Dzięki zapewnieniu posiłków osobom wykonującym prace w Spółce, osoby te są bardziej wydaje w pracy, rzadziej występują absencje, pracownicy są bardziej związani z firmą przez co występuje mniejsza rotacja. Dodatkowo Spółka zapewniając posiłki wszystkim pracownikom (również więźniom oraz osobom zatrudnionym poprzez agencje pracy) kreuje wśród pracowników wizerunek dobrego pracodawcy co przy aktualnym rynku pracy pozwala Spółce pozyskiwać nowych pracowników.

Ponadto zapewnienie posiłków poprawia atmosferę w pracy oraz stosunek pracowników do pracodawcy, co w konsekwencji przekłada się na wyższe przychody lub niższe koszty Wnioskodawcy.

Powyższe potwierdza m.in interpretacja indywidualna wydana przez DKIS z dnia 16 maja 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.29.2022.3.EJ) w której DKIS wskazał, że:

"W świetle przytoczonych przepisów należy zauważyć, że w omawianej sprawie Wnioskodawca prowadząc określoną działalność gospodarczą zdecydował się na poniesienie wydatków w postaci zakupu ciepłego posiłku w formie zupy. Celem nabywania przez Wnioskodawcę takiej usługi jest przeciwdziałanie potencjalnym zachorowaniom w czasie pandemii COVID-19. Należy więc stwierdzić, że ponoszone przez Spółkę wydatki dotyczące zakupu ciepłego posiłku w formie zupy z przeznaczeniem dla pracowników, są przejawem i wyrazem starań Spółki by przeciwdziałać potencjalnym zachorowaniem w czasie pandemii COVID-19, a co za tym idzie nadmiernej absencji, która może skutkować przerwaniem łańcucha procesów produkcyjnych. Docelowo ww wydatki mają zwiększyć wydajność pracowników poprzez dostarczanie im dawki energii, co podniesie odporność, ogólny stan psychofizyczny w miejscu pracy, co w konsekwencji przełoży się na zabezpieczenie źródła przychodów Spółki. Nie są to również wydatki wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 u.p.d.o.p., gdyż, jak wskazuje Wnioskodawca w treści wniosku, wydatki te będą finansowane ze środków obrotowych Spółki, a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji, gdyż przy ocenie wydatków pod kątem ich reprezentacyjnego charakteru należy mieć na względzie ich cel, który musi polegać na wykreowaniu pozytywnego obrazu podatnika (w tym wypadku Wnioskodawcy) jako celu wyłącznego bądź dominującego, co w omawianej sytuacji nie ma miejsca.

Reasumując, stwierdzić należy, że wskazane we wniosku wydatki zakupu ciepłego posiłku w formie zupy mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania. "

Ponadto wydatków ponoszonych przez Spółkę, w ocenie Wnioskodawcy, nie można uznać za koszty reprezentacji, gdyż przy ocenie wydatków pod kątem ich reprezentacyjnego charakteru należy mieć na względzie ich cel, który musi polegać na wykreowaniu pozytywnego obrazu podatnika jako celu wyłącznego bądź dominującego, co w omawianej sytuacji nie ma miejsca.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W interpretacji kosztów reprezentacji oprócz wykładni językowej pomocna powinna być również wykładnia celowościowa oraz funkcjonalna. Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Posiłki zakupione w postaci usługi cateringowej mają wpływ na zabezpieczenie źródeł przychodów Spółki, dzięki zwiększeniu zadowolenia pracowników z miejsca pracy i zmniejszenie ich chęci na jej zmianę, (ew. poszukiwanie nowych pracowników mogłoby wpłynąć negatywnie na przychody Spółki oraz zwiększenie kosztów w wyniku konieczności zrekrutowania i przeszkolenia nowej kadry pracowniczej). Należy ocenić zatem, że wydatki te nie mają charakteru wydatków reprezentacyjnych.

Potwierdzeniem stanowiska Wnioskodawcy jest m.in. interpretacja indywidualna z 2 marca 2022 r. wydana przez DKIS (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.2.2022.1.EJ), w której Organ uznał, że:

"Należy również wskazać, że wydatki na posiłki profilaktyczne ponoszone przez Spółkę nie znajdują się w zamkniętym katalogu wydatków niemogących zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o p.d.o.p. W szczególności, zdaniem Wnioskodawcy, przedmiotowe wydatki nie mogą zostać zaliczone jako koszty reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o p.d.o.p. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami uzyskania przychodu jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności."

Ponadto również inne interpretacje indywidualne wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdzają stanowisko Wnioskodawcy, że wydatki na zakup posiłków mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, w tym m.in.:

‒interpretacja indywidualna z 12 listopada 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.438. 2021.1.MZA;

‒interpretacja indywidualna z 30 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK;

‒interpretacja indywidualna z 2 września 2019 r., sygn. 0111-KDIB2-3.4010.175. 2019.3.AD;

‒interpretacja indywidualna z 11 grudnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.377. 2020.1.KS;

‒interpretacja indywidualna z 28 listopada 2017 r., sygn. 0112-KDIL3-3.4011.208. 2017.1.MW

Ponadto również wydatków ponoszonych w przypadku posiłków, z których korzystają więźniowie i pracownicy tymczasowi Spółka ma prawo zaliczyć te wydatki do kosztów podatkowych. Potwierdza to m.in.interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 czerwca 2020 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.120. 2020.1.AP, w której Organ wskazał, że:

"Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania podwykonawcom mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami Wnioskodawcy, gdyż wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie są także wydatkami wymienionymi w art. 16 ustawy o CIT - wyłączonymi z kosztów podatkowych."

Wprawdzie powyższa interpretacja dotyczyła podwykonawców, jednak konkluzje z niej płynące można również odnieś na grunt niniejszej sprawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „updop”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

‒został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

‒jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

‒pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

‒poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

‒został właściwie udokumentowany,

‒nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatników należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie lub utrzymanie tego przychodu. Kosztami będą koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty. W każdej sytuacji jednakże trzeba sprawdzić cel w jakim dany wydatek został poniesiony.

Wskazać należy, że aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów).

Wskazać również należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze obejmujące m.in. świadczenia wypłacane na rzecz pracowników wraz z narzutami, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników.

Z kolei, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 45 updop:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2.

Z treści złożonego wniosku oraz jego uzupełnienia wynika, że Spółka zamierza wydawać posiłki w formie nieodpłatnej pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, umowę zlecenie, pracującym dla Spółki więźniom oraz dla pracowników tymczasowym. Spółka nie zapewnia posiłków kontrahentom, którzy prowadzą działalność gospodarczą. W tym celu Spółka nabywać będzie usługi cateringowe i dostarczać pracownikom gotowe posiłki. Posiłki będą składowane w miejscu dostępnym dla każdego pracownika i z posiłku będzie mogła skorzystać każda z zainteresowanych osób pracujących dla Spółki. Spółka nie będzie prowadziła ewidencji dotyczącej osób spożywających posiłki oraz ilości wydawanych posiłków. Wydatki w tym zakresie będą finansowane ze środków obrotowych Spółki i nie będą Spółce jakkolwiek zwracane.

Zapewnienie posiłków przez Spółkę ma na celu przede wszystkim:

‒pogłębienie więzi pomiędzy pracodawcą (Spółką), a pracownikiem, co przełożyć się może na zmniejszoną rotację personelu,

‒dochowanie standardów panujących w branży oraz wśród konkurencji, dzięki czemu Spółka będzie postrzegana jako atrakcyjny pracodawca na rynku pracy, zwiększenie bieżącej wydajności pracowników,

‒zapewnienie posiłku dla pracowników wykonujących ciężkie prace fizyczne,

‒zwiększenie zadowolenia z pracy pracowników - co bezpośrednio przekłada się na zaangażowanie załogi i wykonywanie przez nich obowiązków w sposób bardziej optymalny,

‒wpływ na zdrowie kadr Spółki poprzez zapewnienie posiłków, które umożliwią pracownikom prawidłowe odżywianie, a tym samym ograniczenie, absencji w pracy poprzez zwolnienia lekarskie itp.,

‒zapewnienie odpowiedniej atmosfery w firmie.

Wątpliwości Państwa dotyczą możliwości zaliczenia wydatków na zakup posiłków dla pracowników (w tym więźniów i pracowników agencji tymczasowych) do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

W świetle przytoczonych przepisów należy zauważyć, że w omawianej sprawie Spółka prowadząc określoną działalność gospodarczą zamierza udostępniać pracownikom (również więźniom oraz osobom zatrudnionym przez agencje pracy tymczasowej) gotowe posiłki w formie zestawów obiadowych. Celem nabywania przez Spółkę posiłków dla osób wykonujących prace w Spółce jest racjonalne ograniczenie kosztów poprzez działania pro pracownicze, które mogą mieć na celu ograniczenie kosztów rotacji pracowników oraz kosztów pozyskiwania nowego personelu. Zatem, posiłki zakupione w postaci usługi cateringowej mogą mieć wpływ na zabezpieczenie źródeł przychodów Spółki, dzięki zwiększeniu zadowolenia pracowników z miejsc pracy i zmniejszenie ich chęci na jej zmianę, co mogłoby wpłynąć negatywnie na przychody Spółki oraz zwiększenie kosztów w wyniku konieczności zrekrutowania i przeszkolenia nowej kadry pracowniczej. Co istotne posiłki wydawane więźniom wykonującym ciężkie prace fizyczne w sposób znaczący wpływają na poprawę ich wydajności pracy. Zapewnienie posiłków osobom świadczących prace w Spółce, w szczególności zatrudnionym więźniom wykonujących ciężkie prace fizyczne, wpłynie na poprawę jakości i wydajności ich pracy. Dodatkowo Spółka zapewniając posiłki wszystkim pracownikom (również więźniom oraz osobom zatrudnionym poprzez agencje pracy) kreuje wśród pracowników wizerunek dobrego pracodawcy co przy aktualnym rynku pracy pozwala Spółce pozyskiwać nowych pracowników.

Wydatki na nabycie posiłków dla pracowników nie są wydatkami wyłączonymi z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 updop, gdyż, jak wskazują Państwo w treści wniosku, wydatki te będą finansowane ze środków obrotowych Spółki, a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji, bowiem przy ocenie wydatków pod kątem ich reprezentacyjnego charakteru należy mieć na względzie ich cel, który musi polegać na wykreowaniu pozytywnego obrazu podatnika (w tym wypadku Spółki) jako celu wyłącznego bądź dominującego, co w omawianej sytuacji nie ma miejsca.

W związku z powyższym, stwierdzić należy, że wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zakup posiłków dla pracowników (w tym więźniów i pracowników agencji tymczasowych) należy uznać za koszty uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Tym samym, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach podmiotów, które o ich wydanie wystąpiły i nie są wiążące dla organu w niniejszej sprawie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).