Podróże służbowe i opodatkowanie podróżujących

Delegacje krajowe

W wielu firmach wydatki związane z odbywaniem podróży służbowej przez pracowników i pracodawców stanowią istotny element kosztów uzyskania przychodów. Zasady ustalania oraz wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowej pracownika na terenie kraju określa § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 r.

Z tytułu podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi delegowanemu przez pracodawcę przysługują:

l

l

– przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy lub miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,

– noclegów bądź ryczałt za nocleg,

– dojazdów środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu,

– innych udokumentowanych wydatków.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu), po wykonaniu zadania. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Nie jest więc ona równoznaczna z faktycznymi wydatkami pracownika poniesionymi na wyżywienie w czasie trwania podróży służbowej.

l

– od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,

l

– do 8 godzin – przysługuje 1/2 diety,

– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje, a także w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwota diety – ustalana w omawianym rozporządzeniu – ulega podwyższeniu w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana diety następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ustawa budżetowa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Kwotę diety zaokrągla się do pełnego złotego w górę.

Od 1 kwietnia 2001 r. pełna dieta na terenie kraju wynosi 18 zł za dobę podróży służbowej.

PRZYKŁAD

Podatnik Z prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W jaki sposób powinien dokumentować koszty wyjazdów służbowych na terenie kraju zatrudnianych pracowników? Czym się charakteryzują dowody księgowe?

Zgodnie z § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. Pracodawca określa w nim miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, cel podróży oraz środek lokomocji.

Zasady dokumentowania przedmiotowych wydatków przez podatników obowiązanych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2000 r., zaś dla podatników obowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych – przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Zgodnie z obowiązującą w polskim prawie podatkowym generalną zasadą, zapisów w księgach prowadzonych dla celów podatkowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych. Takimi dowodami księgowymi są przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów właściwym sposobem dokumentowania zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej – w tym także diet właściciela oraz osób z nim współpracujących – będzie rozliczenie tych kosztów sporządzone na znormalizowanym formularzu „Polecenie wyjazdu służbowego” lub na dowodzie wewnętrznym „Rozliczenie delegacji służbowej”.

Do rozliczenia delegacji służbowej należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. W sytuacji gdy uzyskanie takiego dokumentu nie było możliwe, pracownik ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania. Udokumentowania nie wymagają diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), a także stawkę i wartość przysługujących diet.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dowód księgowy powinien: