Organizacja rozliczeń gotówkowych w firmie

Obrót gotówkowy, polegający na dokonywaniu wpłat i wypłat odbywa się za pośrednictwem kasy firmy. Najczęściej w firmie jest jedna kasa. Przychody środków pieniężnych do kasy mogą pochodzić z wpływów bieżących od kontrahentów i ze środków podejmowanych z rachunku bankowego. Wypłaty natomiast najczęściej dotyczą wynagrodzeń pracowników, nagród, premii, delegacji służbowych i drobnych zakupów.

Osobą odpowiedzialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych jest kasjer. To właśnie kasjer powinien być gwarancją prawidłowego prowadzenia kasy. Nie każdy ma predyspozycje do bycia kasjerem. Kandydaci na kasjerów poza umiejętnościami zawodowymi powinni posiadać predyspozycje szczególne, wśród których najważniejszymi są: bezgraniczna uczciwość, poczucie odpowiedzialności, obowiązkowość, dokładność, systematyczność, spostrzegawczość, spokojne uosobienie. Trudno sobie wyobrazić na stanowisku kasjera osobę karaną, np. za przestępstwa gospodarcze. Jeśli kandydat na kasjera jest osobą niedoświadczoną, to zawsze można rozważyć skierowanie jej na zawodowy kurs dla kasjerów z zakresu prowadzenia kasy i ochrony wartości pieniężnych.

Doświadczeni księgowi radzą, by nie powierzać prowadzenia kasy osobie mało doświadczonej, pozostawiając ją bez dostatecznej kontroli. Z zasady nie obciąża się kasjera nadmiernymi obowiązkami, ponieważ mogą one uniemożliwić mu sprawowanie prawidłowej pieczy nad powierzonym mieniem. Być może dlatego ma się czasami wrażenie, że kasjerka ma dużo wolnego czasu. Jest to jednak działanie celowe z punktu widzenia ciążącej na kasjerze odpowiedzialności. Kasjer powinien być okresowo szkolony z zakresu wykonywanej pracy, czyli z rozliczeń pieniężnych. Ponosi on przecież odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów dotyczących dokonywania operacji kasowych, a także zabezpieczenia przechowywanej i transportowanej gotówki. Nigdy nie można lekceważyć zgłaszanych przez kasjera informacji o złych warunkach lokalowych, złym obiegu dokumentów, co w praktyce szczególnie w mniejszych firmach często się zdarza.