Jak rozliczać i wypłacać świadczenia związane z urlopem wypoczynkowym

Częstym problemem, jaki pojawia się przy wypłacie tego rodzaju dofinansowania, jest jego prawidłowe rozliczenie, zwłaszcza gdy świadczenie jest zwolnione z podatku, ale nie jest zwolnione ze składek.

Wczasy pod gruszą

Wczasy pod gruszą są formą wypoczynku pracownika zorganizowanego przez niego we własnym zakresie. Ich koszt może zostać dofinansowany zarówno ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs), jak i ze środków obrotowych pracodawcy.

W praktyce wypłata dofinansowania ze środków obrotowych występuje znacznie rzadziej. Jest ona mniej korzystna dla pracownika i pracodawcy niż wypłata z zfśs ze względu na bezwarunkowe obciążenia składkowo-podatkowe. Natomiast dofinansowanie wypłacone z zfśs może być zwolnione ze składek (w całości) i z podatku (w całości lub w części) po spełnieniu określonych warunków.

Jeżeli dofinansowanie wczasów pod gruszą odbywa się ze środków zfśs, to warunki udzielonego wsparcia powinny wynikać z postanowień regulaminu funduszu.

W regulaminie zfśs pracodawca, w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (a w razie ich braku w uzgodnieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów), ustala zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o zfśs). Warunkiem otrzymania dofinansowania może być np. ustalenie minimalnej liczby kolejnych dni przebywania przez pracownika na urlopie. Przyznanie dofinansowania nie powinno być uzależnione od miejsca pobytu pracownika w czasie urlopu. Istotą wczasów pod gruszą jest bowiem organizacja wypoczynku we własnym zakresie przez pracownika, co w praktyce może przybierać najróżniejsze formy.