Jak dokumentować obciążanie zleceniodawców ponoszonymi przez firmę kosztami ich dojazdu i noclegu

Nasza firma współpracuje z osobami fizycznymi na podstawie umów cywilnoprawnych. Osoby te mają własne działalności gospodarcze. Mamy zawarte z nimi umowy, że będą uczestniczyć w szkoleniach, które im firma wskaże. Otrzymujemy faktury za szkolenie tych osób, opłacamy dojazd i noclegi, a następnie refakturujemy te wydatki na poszczególne osoby, których wydatek dotyczył. Czy mogę w tym przypadku skorzystać z refaktury? Jestem podatnikiem podatku VAT, ale w związku z tym, że mamy sprzedaż zwolnioną, nie składamy deklaracji VAT. Czy mogę refakturować te wydatki na osobę fizyczną poprzez wystawienie faktury VAT? Czy może powinnam wystawić notę obciążeniową? Jeśli faktura za szkolenie to stawka „zw”, jaką stawkę zastosować do noclegów i dojazdów? Czy w omawianej sytuacji ciąży na mnie obowiązek uiszczenia podatku VAT, jeśli nie mam prawa do odliczenia?